номера приказов через дробь

Содержание

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера). Регистрировать их необходимо в разных журналах. Например, в журнале регистрации приказов по личному составу и журнале регистрации приказов по отпускам.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы ведете эти журналы и нумеруете приказы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Источник

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Кадровая документация включает в себя ряд приказов, форм и заявлений. Для адекватной ориентации в этом пространстве применяется система нумерации. Она является унифицированной, то есть нормируется определенными актами.

Для чего нужна нумерация документов

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Что обозначает присвоение номера

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Вопрос: Обязательно ли вводить буквенные индексы в нумерации приказов по личному составу о поощрениях, о взысканиях? Можно ли использовать только цифры в обозначении номера приказа по личному составу?
Посмотреть ответ

Особенности присвоения номера

Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак. Расшифровка обозначения будет следующей:

Обозначение может быть представлено без разделительного символа. То есть цифры и буквы проставлены сплошным способом. Между символами может быть пробел. Допускается также его не проставлять. Однако имеет смысл поставить знак разделения, так как это позволит проще расшифровать индекс.

Если предприятие большое, нумерация усложняется. Рекомендуется сформировать собственную систему обозначений. Все ее нюансы фиксируются в локальном акте. С этим актом нужно ознакомить всех сотрудников, которые занимаются оформлением кадровой документации. В обратном случае вероятна путаница.

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

В законодательстве нет указаний относительно присвоения обозначений. Поэтому буквенные и числительные комбинации могут быть совершенно разными.

Какие бумаги подлежат нумерации

Нумерация служит для обозначения приказов. Последние представляют собой распорядительный документ, устанавливающий определенные правоотношения. Приказы принимаются руководителями фирмы. Разновидности принимаемых приказов утверждены Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых документов» от 16 февраля 2016 года. Подразделяются бумаги на эти основные группы:

Все эти приказы должны быть пронумерованы.

Модели организации нумерации

Рассмотрим схемы нумерации от самых простых до самых сложных:

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

Журнал регистрации приказов

Порядок присвоения обозначений распоряжениям не оговорен в законодательных актах. А потому следует вести журналы для регистрации документации. Регистрация приказов представляет собой копирование реквизитов с бумаги и фиксацию их в специальной форме. В журнале обязательно должны прописываться номера распоряжений. Количество журналов может быть различным. Это или один экземпляр на все формы распоряжений, или несколько книг для отдельных групп приказов. Рекомендован именно последний вариант. К примеру, в одном журнале содержатся приказы по главному направлению деятельности, в другом – распоряжения по персоналу.

ВАЖНО! Регистрация распоряжения наделяет последнее юридической силой.

У СВЕДЕНИЮ! Закон не регламентирует формы журналов регистрации. Поэтому утверждаться они могут сотрудниками компании.

Порядок присвоения номера

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Источник

Можно ли нумеровать кадровые приказы через дробь. Нумерация кадровых документов

Можно ли регистрационный номер приказа обозначать через дробь, если нужно задним числом вставить приказ между уже зарегистрированными приказами, например: приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1?

Ответ

Конечно, бывают ситуации, когда по каким-то причинам забывают или не успевают вовремя издать приказ, поэтому на практике встречаются приказы с номерами через дробь или с добавочной литерой (например, 12а), но это всегда говорит о том, что фактическая дата составления была другой. Думаю, что если возникнет какой-либо судебный процесс, в ходе которого будет фигурировать такой приказ, любой суд обратит на это внимание.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» устанавливает требования к документам. В соответствии с данным стандартом документ должен быть аутентичным, достоверным, целостным, пригодным для использования. По стандарту: «документ является аутентичным, если он:

a) соответствует установленным правилам;

b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;

Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности. Документы следует создавать во время или сразу же после операции или ситуации, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции».

Как же все-таки быть в ситуации, если, например, приказ не издан вовремя? Издавать его пусть позже, чем это требуется, например, нормативными документами или самой ситуацией, но с соответствующей оговоркой в тексте, если это возможно.

К примеру, вы приняли на работу человека, заключили договор, но не издали вовремя приказ о приеме. Как только обнаружилось данное нарушение, нужно издать приказ, в тексте которого указать дату приема работника на работу. Дата начала работы и дата издания приказа будут расходиться, может быть, более чем на три дня, как это допускает Трудовой кодекс, но это будет правильнее, и приказ как документ будет юридически значимым, хотя при этом будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя по каким-то причинам были нарушены установленные временные нормы издания документа.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом о приеме в течение трех дней с даты начала работы. Следовательно, приказ о приеме может быть издан в течение этих трех дней.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

Правила ведения

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

kadrovoe deloproizvodstvo

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

Генеральный директор А.С. Шапкин

Подробнее… Регистрация на семинар состоится 24, 25 и 28 мая Круглые столы 25 апреля состоится круглый стол «ВЭД – изменения законодательства». Автор и ведущий — Нагам Елена Рафаиловна, директор ООО «Налоговая стратегия», практикующий налоговый консультант. Подробнее…Зарегистрироваться на круглый стол Консультации аудитора все Аттестованный налоговый консультант Гусельников Роман Вячеславович отвечает на вопросы.24.04.2018: Подскажите, как начисляется НДС при списании УЦЕНЕННОГО товара (промышленный товар) по сроку годности и другим причинам, на первоначальную сумму стоимости товара или на сумму уцененного товара? Разница в цене может отличаться в несколько раз, отсюда и НДС может сильно отличаться. Прошу указать на ссылки в законодательстве. Ответ… 16.04.2018: У нас заключен договор с агентством на приобретение билетов для командировок по безналичному расчету.

Возможно ли использование дробных номеров приказов?

Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят. Анталия 2009-04-17 09:19  Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.

Nadin-ka 2009-04-20 15:12 начинают обращать на это дополнительное внимание, и спрашивать, а почему так 😉 т.е. если провели так приказ — пусть по этому вопросу всё отсальное в документах будет в порядке, тогда не придерутся, но будут очень внимательно смотреть на все остальные 🙂 Княжна 2009-04-20 16:06 Это ваше право… нет документов, регламентирующих нумерацию вашей документации…

Как можно внести приказ задним числом

Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл. Можно ли использовать дробные номера приказов (приказ от 03.03.2012 № 1, следующий 05.05.2012 № 2, а между ними нужно вставить приказ от 04.03.2012 № 1/1)? Секретарь руководителя, Архангельская обл.

Поскольку дробный номер приказа может появиться только в том случае, если приказ издается, как говорится, задним числом, то ответ на данный вопрос может быть только один: так делать нельзя. Думаю, излишне напоминать о том, что дата приказа (дата проставляется при регистрации) – это дата его подписания должностным лицом.

По правилам делопроизводства документ регистрируется в день его подписания или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Жизнь прекрасна!)) Марина Российская Федерация, Санкт-Петербург #9 27 марта 2009, 10:50 допустим отпуск чел отгулял (даже без отпускных) у меня такое было пару раз, руководителя предупреждал, а до меня не доходил, про графи отпусков я вообще молчу. Я ничего не оформляла, потом чел выходил я текущим числом и текущим порядковым номером оформляла отпуск.
Знаю, что это нарушение достаточно серьезное, и случись с человеком что-нибудь во время такого отпуска головы мне не сносить, но в прошлый период залезать я не могу, т.к. месяц закрыт, цыфры все переданы глав буху. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Нумерация приказов через дробь

Evenstar 2009-04-15 08:39 Лучше с литерой, например №32а Что значит, одинаковое содержание? Expressio 2009-04-15 09:01 ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое спасибо. А цифра через дробь нежелательно да? Evenstar 2009-04-15 12:32 Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9.

Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.

Голосование:

Агентство выставило один счет-фактуру от 31.01.2018г. с указанием в ней всех приобретенных в течение января 2018 билетов и выделенной суммой НДС по каждому билету. Какой документ регистрировать в книге покупок: счет-фактуру от агентства или электронные билеты (маршрут/квитанции)? Ответ…
Консультации по кадрам все Консультант по кадровым вопросам Скобцова Валентина Петровна отвечает на вопросы.25.04.2018: При внесении записи при приёме на работу на должность заведующего детским садом допустили ошибку: упустили слова «на должность», указали просто «принята заведующим д/с…». Надо ли признавать запись недействительной и делать новую? Ответ…
17.04.2018: Сотрудник написал в ОДНОМ заявлении о предоставлении отпуска на 28.04.2018, на 3,4.05.2018г.
Все одно и тоже. Денег нет, женщин нет, Да и быть не может. Ни кола, ни двора, И ни рожи с кожей, И друзей ни х…., Да и быть не может. Комом все блины мои, А не только первый… (Высоцкий) 0/0 ЦитироватьНаверх Lexandra Dec 9 2011, 08:23 [ показать ] Отправлено #3 Гуру Сообщений: 1 695 конечно возможно. 0/0 ЦитироватьНаверх Скромняжка Dec 9 2011, 09:29 [ показать ] Отправлено #4 Постоялец Сообщений: 330Из: неизвестности можно, не переживайте)))) Частенько такое бывает Скромняжка 0/0 ЦитироватьНаверх adv Dec 9 2011, 09:30 [ показать ] Отправлено #5 Гуру Сообщений: 28 084Из: у жительства нет мест законом это не регламентировано После слов «пора валить!» либерал спрашивает «куда?», а патриот — «кого?».Гуманитарный конвой 1941 0/0 ЦитироватьНаверх Zaйka Dec 9 2011, 10:23 [ показать ] Отправлено #6 Почти ангел Сообщений: 593Из: Чебоксары-Нвчк Нумеровать через дробь — можно.
Расшифровка номера приказа следующая:

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения. Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций.

Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах (к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 28.09.2007 № 219, приказ Федерального казначейства от 27.05.2011 № 206). Таким образом, компаниям предоставляется правовая свобода по установлению внутренней системы документооборота.

Приказ № с дробью

Подскажите пожалуйста, можно ли поставить номер приказа с дробью?

Лучше с литерой, например №32а

Что значит, одинаковое содержание?

ну например приняли на работу или отправили в командировку т.е содержание одинаковое

А цифра через дробь нежелательно да?

Обычно номер приказа с дробью предлагает сама программа 1С, если, к примеру, вы отправляете в командировку несколько человек одним приказом и выбираете на печать форму Т9. Тогда на каждого работника будет отдельный приказ с номером 32/1, 32/2 и т.д. Можно распечатать в форме Т9а, тогда все сотрудники, отправленные в командировку будут в одной таблице.

Номер с литерой обычно ставят, если приказ нужно провести задним числом, а следующий по порядку номер уже занят.

Это точно, сами этим пользуемся, хотя знаем, что нельзя, но бывают безвыходные ситуации.

А вот и нтересно, как на это реагируют контрольно-надзорные органы?

У кого был опыт общения по этому поводу, поделитесь, пожалуйста.

начинают обращать на это дополнительное внимание, и спрашивать, а почему так 😉

т.е. если провели так приказ — пусть по этому вопросу всё отсальное в документах будет в порядке, тогда не придерутся, но будут очень внимательно смотреть на все остальные 🙂

Это ваше право. нет документов, регламентирующих нумерацию вашей документации. Главное, как и написала Надин-ка — чтобы все было правильно оформлено (заявление, подписи и даты).

Я всегда использую дробь. Делать действительно нечего. Если не так, то как?

Внесение изменений в нумерацию приказов по личному составу

Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Ничего в ТК не вносила еще.

Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.

Ситуация: обнаружила свой недочет (оформила сотрудника на работу — приказ, тд, а только потом уже увидела в трудовой книжке, что нужно было делать тд по совместительству — заглянула в труд.книжку по неопытности потом уже. теперь поняла что нужно же совместительство оформить, увольнение, а потом уже прием на работу по основной деятельности). теперь нужно издать приказ по личному составу.. и нужно задним числом. Переделать всю нумерацию не вариант, так как один из них уже фигурирует в трудовой книжке..
Подскажите..

Расскажу изначально как все было. Ген.дир. открыл ООО (наше) 16 числа. Следовательно по всей документации он с 16 числа работает. Я, не заглянув в ТК, оформила же его сразу же с 16 числа как по основному месту работы. Теперь взялась за заполнение трудовой книжки — увидела, что официально он числился до 31 числа в другой организации. Взялась оформлять совместительство-чтобы все по-правильному было.. Исправлять косяки свои.. И все приказы теперь летят..нумерация.. Что делать не знаю..
Ничего в ТК не вносила еще.

Можно ли в приказах ставить не сплошную нумерацию, а состоящую из даты?

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста: можно приказы на ОТ и ДО нумеровать не в сплошном порядке, а по дате: например Приказ № 25/08-О от 25.08. 2015?

И нумерацию с каждого года в кадрах нужно начинать заново или продолжать нумерацию предыдущего года?

Добрый день!

Порядок нумерации приказов не регламентирован.

Для приказов по основной деятельности организации на практике характерно применение цифровых индексов (номера), то есть простая порядковая нумерация (1, 2, 3, 4, 5.), а для приказов по личному составу обычно применяют буквенно-цифровую нумерацию: 1-к, или 1к, или 1 л/с, и т.п. Каждая организация самостоятельно разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте.

Раньше можно было опираться на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно. Теперь этот документ утратил силу и правовой основы для нумерации не существует. Однако, нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

Если в ЛНА закреплена буквенно-цифровая индексация приказов, то Вы должны и данные приказы нумеровать также.

Как у Вас, например, нумеруются приказы по личному составу (кадрам)?

Наверняка, № приказа берется из 1С (а там порядковая нумерация приказов) и к нему добавляется литера «К» или «Л/С»

Если это так, то и приказы по охране труда (которые также относятся к приказам по основной деятельности), лучше нумеровать по порядку, а не по дате, чтобы в организации была единообразная нумерация приказов.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р .

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?

2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

1. Наш отдел фикс ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта (см. Пример).

Фрагмент журнала регистрации входящих документов

Можно ли регистрировать приказы с дробью

В принципе, возможны. В любой организации обязательно должна быть своя внутренняя инструкция по ведению кадрового делопроизводства. Порядок нумерации может быть в нем прописан.
Если трезво оценить возможность проставления дробей, то возникает вопрос: зачем вообще нумеровать приказы разными номерами? Поставили № 1, потом №1/1. и так до конца года. Последний приказ будет № 1/100001.
С другой стороны, мы все живые люди и все делаем ошибки. Бывает, что приходится оформлять приказ задним числом. Поэтому предлагаю такой вариант: каждый день — новый номер и все приказы этого дня с дробями. Например, 2 декабря все приказы с № 45, 45/1, 45/2 и т.д., 3 декабря, 46, 46/1 и т.д. Но опять же возникает вопрос: а если приказы были 2 и 4 декабря, а потом вдруг выясняется, что приказ задним числом надо оформить 3 декабря, и что делать? А проявлять творчество и смекалку и подгонять документы так, чтобы приказ вступал в силу с 3 декабря, но датировался 2-ым.

Приказ Минтруда России от 28 декабря 2017 г. №888н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ПОКАЗАНИЙ И ПРОТИВОПОКАЗАНИЙ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИНВАЛИДОВ ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ РЕАБИЛИТАЦИИ В соответствии с подпунктом5.2.107 Положения о Министерстве труда и […]

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

Что это такое: понятие и сущность

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели :

Какая существует

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

kak numerovat i registrirovatСпособ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности :

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

По основной деятельности

К ним относятся приказы:

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие :

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Примеры и образцы

Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.

Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.

prikaz 1

Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.

prikaz 2

И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».

prikaz 3

Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.

Нормативная регламентация

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

prikaz 4

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Информационный справочник обо всем
Adblock
detector