регистрационный номер индекс документа

Регистрационный номер индекс документа

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

L6cPU.kK9mf.Image12

Рис. 1.
Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке письма

Пример оформления отметок для реквизита «регистрационный номер документа» на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

Источник

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.

При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:

№ 26-р – в распоряжениях;

№ 26-лс – в приказах по личному составу;

№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).

Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.

Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:

Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.

Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?

Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.

Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?

Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.

Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.

Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).

Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?

В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.

Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.

Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:

Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:

Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.

Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.

Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.

1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?

2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?

В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.

Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.

Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.

Источник

Регистрационный индекс документов

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа, в границах группы документов, который регистрируется и дополняется индексами, что используется в учреждении, индексами согласно номенклатуры дел, корреспондентов, должностных лиц, которые рассматривают илиподписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности, которых касается документ и др.

В целях разрозненных групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая складывается из литер, например: 120/02-15 ДСП, где ДСП используется для обозначения документов с грифом «Для служебного пользования».

Ссылка на регистрационный индекс и дату

21. Для исходящих документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.

Гриф ограничения доступа

22. Гриф ограничения доступа к документам («Для служебного пользования») оформляются согласно с соответствующими нормативными актами и располагаются в правой части верхнего поля документа выше реквизита «Адресат» или «Грифа утверждения».

Адресат

23. Документы адресуются учреждению, её структурным подразделениям или конкретным должностным лицам. В случае адресации документа учреждению или её структурным подразделениям без указания должностного лица их наименование наводится в именительном падеже, например:

Исполнительный комитет г. Харцызска

Исполнительный комитет г. Харцызска

фамилия, инициалы (инициал имени)

В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименования учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже, например:

Фамилия, инициалы (инициал имени)

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Директорам общеобразовательных школ

Документ не должен иметь более четырёх адресатов. Слово «копия» перед наименованием другого, третьего, четвёртого адресатов не ставится. В случае рассылки документов более чем четырём адресатам составляется список на рассылку с обозначением на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи ведомостей об адресате учреждения должны отвечать Правилам предоставления услуг почтовой связи. Полный адрес указывается в случае отправки документа разовым корреспондентам, например:

Министерство образования республики

В случае отправки документа физическому лицу сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя, отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес, например:

Литвинов Иван Иванович

Донецкая народная республика, 83790

При отсылке документа органам законодательной или исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

Источник

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА (РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА)

Полезное

Смотреть что такое «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА (РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА)» в других словарях:

регистрационный индекс документа — регистрационный номер документа Цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами… … Справочник технического переводчика

Индекс автомобильных номеров Германии — Карта префиксов городов и районов федеральных земель Германии Регистрационные номерные знаки Германии (нем. … Википедия

регистрация документа — 3.5 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141). Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Общероссийский классификатор управленческой документации — (сокращ. ОКУД), ОК 011 93 Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы… … Википедия

регистрация — 3.67 регистрация (sign on): Завершение идентификации и аутентификации пользователя. Источник: ГОСТ Р ИСО/ТО 13569 2007: Финансовые услуги. Рекомендации по информационной безопасности 05.01.05 регистрация [ enrolment]: Начальный этап процесса… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

1: — Терминология 1: : dw Номер дня недели. «1» соответствует понедельнику Определения термина из разных документов: dw DUT Разность между московским и всемирным координированным временем, выраженная целым количеством часов Определения термина из… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

СОСТАВ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ РЕГИСТРАЦИИ — установлен для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации. Параграфом 3.2.1.3 ГСДОУ и параграфом 4.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Рынок — (Market) Рынок это система отношений между продавцом (производителем услуг/товаров) и покупателем (потребителем услуг/товаров) История возникновения рынка, функции ранка, законы рынка, виды рынков, свободный рынок, государственное регулирование… … Энциклопедия инвестора

Волга 21 — «Волга» ГАЗ 21 «Волга» ГАЗ 21 на викискладе … Википедия

Источник

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

Полезное

Смотреть что такое «РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА» в других словарях:

регистрационный номер документа — делопр. порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его … Краткий словарь терминов из области делопроизводства

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА (РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

регистрационный индекс документа — регистрационный номер документа Цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами… … Справочник технического переводчика

Регистрационный номер налогоплательщика — (РНН) это документ, необходимый для администрирования налогоплательщиков в Республике Казахстан. Российский аналог данного документа ИНН. Получение РНН в Казахстане обязательно всеми физическими и юридическими лицами. Физические лица… … Википедия

регистрационный номер — 2.2 регистрационный номер : Номер, присваиваемый объекту регистрации для его идентификации с целью учета. Примечание Объектами регистрации в Госреестре СО являются тип государственного стандартного образца и сертификат об утверждении типа… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

регистрационный номер изготовителя интегральных микросхем — 3.7 регистрационный номер изготовителя интегральных микросхем (IС manufacturer registration number): Номер, присваиваемый изготовителю интегральных микросхем в соответствии с положениями ИСО/МЭК 7816 6 или стандарта ANSI ASC INCITS T6. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

регистрационный номер производителя интегральных микросхем ( IС manufacturer registration number) — 3.6 регистрационный номер производителя интегральных микросхем ( IС manufacturer registration number): Номер, присваиваемый изготовителю интегральных микросхем в соответствии с положениями стандартов ИСО/МЭК 7816 6 или АНСИ АКС МКСИТ Т6. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

регистрационный номер эмитента радиочастотных меток — 3.8 регистрационный номер эмитента радиочастотных меток (RF tag issuer registration number): Номер, присваиваемый эмитентам радиочастотных меток для применения в соответствии с положениями ИСО 6346, ИСО 148161), стандартов GS1 или стандарта ANSI… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 13. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Информационный справочник обо всем
Adblock
detector